Privacyverklaring 'Het kan groener in Vijfhuizen'

Via de website 'Het kan groener in Vijfhuizen' worden persoonsgegevens verwerkt. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan vertrouwelijk om met de informatie die je ons via de website verstrekt en persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Deze specifieke informatie moet worden gelezen in aanvulling op en in samenhang met de algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door gemeente Haarlemmermeer. Lees aanvullend op deze privacyverklaring ook de informatie over 'cookies'. 

Dit participatieplatform (OpenStad) zal helpen bij het behalen van de doelen op het gebied van participatie. Het uiteindelijke doel richting de inwoners van de gemeente is: op een toegankelijke en herkenbare manier tijdig belangen, meningen en creativiteit over (ruimtelijke) projecten op tafel krijgen en daarmee meer draagvlak, betere besluiten en (mogelijk) tijdwinst creëren.

De verschillende doelen:

• We nodigen bewoners van Vijfhuizen uit om op voorstellen te stemmen. Bij deze voorstellen gaat het om vergroening door de gemeente. De voorstellen zijn gedaan door de dorpsvereniging en vrijwilligers. Het stemmen is ook een draagvlakmeting;
• We nodigen bewoners van Vijfhuizen uit om zelf voorstellen voor vergroening te doen. Het gaat dan om zelf groen beheren door inwoners;
• We nodigen bewoners van Vijfhuizen uit om op de voorstellen te reageren;
• Het inzicht geven aan inwoners in reacties van de gemeente op een voorstel. Waarom een voorstel wel of niet kan;
• Contact opnemen met bewoners over hun voorstel om zelf te vergroenen, ook door NMCX.
• Inwoners die hebben gestemd en/of zelf een voorstel hebben gedaan op de hoogte houden over de voortgang van 'Het kan groener in Vijfhuizen'.

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang, namelijk samen besluiten waar er vergroening komt in Vijfhuizen. Bij het inloggen voor 'Het kan groener in Vijfhuizen' vragen we toestemming om je gegevens te gebruiken. Deze toestemming kun je op ieder moment weer intrekken door een e-mail te sturen naar openstad@haarlemmermeer.nl. 

• Gegevens voor een voorstel tot vergroenen door de gemeente: hierbij zijn geen persoonsgegevens verwerkt op deze website.
• Gegevens voor een voorstel tot zelf vergroenen: de naam en beschrijving van het voorstel, het soort voorstel, een afbeelding, een opmerking, een locatie en straatnaam en nummer;
• Telefoonnummer: voor het doen van een voorstel tot zelf vergroenen is een telefoonnummer nodig. Hiermee kan de gemeente of NMCX contact opnemen over je voorstel;
• E-mail: we vragen mensen die zich registreren om een e-mailadres, omdat deze belangrijk is voor het inloggen. En omdat we in contact willen (kunnen) komen over het ingestuurde voorstel. Ook NMCX kan contact opnemen. Daarnaast gebruiken we e-mail om deelnemers op de hoogte te brengen van bijvoorbeeld het ingaan van een nieuwe fase van 'Het kan groener in Vijfhuizen'. Tijdens het stemmen bevestig je de stem met je e-mailadres;
• IP-adressen: er worden tijdelijk IP-adressen opgeslagen om eventuele onregelmatigheden in het stemmen en het insturen van voorstellen te kunnen blokkeren. Deze zijn alleen voor de technisch beheerders van de website zichtbaar;

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald volgens de Archiefwet. Voor persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van 'Het kan groener in Vijfhuizen' geldt het volgende:

• Na het beoordelen van de voorstellen voor zelf vergroenen, maakt de gemeente bekend welke voorstellen aan de voorwaarden voldoen. Deze voorstellen, maar ook de voorstellen die niet aan de voorwaarden voldoen blijven zichtbaar op de website, met daarbij de naam van de inwoner die het voorstel heeft gedaan;
• Het project 'Het kan groener in Vijfhuizen' is tijdelijk. Daarna wordt de website groenervijfhuizen.haarlemmermeer.nl statisch gemaakt. Hoe vaak een voorstel gekozen is en reacties blijven wel zichtbaar op de website;
• Hoe vaak er op de voorstellen is gestemd wordt verwerkt in het meerjarenplan voor Vijfhuizen;

Alle voorstellen blijven zichtbaar op de website tot het einde van 'Het kan groener in Vijfhuizen'. Het gaat om een meerjarenplan, dus de website blijft de komende jaren, in ieder geval tot 2024 online. Na de uitvoering blijft de website nog een jaar online om de winnende voorstellen beschikbaar te houden en Vijfhuizen op de hoogte te houden. Na afloop van dat jaar gaat de website offline. Het kan zijn dat de website daarna voor archiefdoeleinden offline wordt bewaard. Achterliggende databases worden dan wel verwijderd: e-mailadressen, IP-adressen en gegevens uit de voorstellen om zelf te vergroenen. Gegevens over voorstellen worden bewaard overeenkomstig met de Archiefwet.